Wie wählt man einen AGV-Lieferanten? Kriterien, RFP und TCO-Fallen

Die Wahl des AGV-Lieferanten ist eine Entscheidung, die über den Erfolg der gesamten Einführung bestimmt – stärker als das Fahrzeugmodell selbst. Technik lässt sich austauschen, einen Partner für die nächsten 5–10 Jahre schon deutlich schwerer. Dieser Ratgeber zeigt fünf Bewertungskriterien, einen strukturierten Prozess von der Recherche bis zur Entscheidungsmatrix sowie Kostenfallen, die man leicht übersieht, wenn man nur auf den Kaufpreis schaut.

Fünf Kriterien, auf die Sie die Wahl des AGV-Lieferanten stützen sollten

Bevor Sie Gespräche aufnehmen, legen Sie vorab fest, wonach Sie die Anbieter bewerten. Ohne definierte Kriterien läuft die Entscheidung auf einen Preisvergleich hinaus – und das ist in einem Automatisierungsprojekt ein trügerischer Bezugspunkt. Fünf Dimensionen, die in der Praxis den Ausschlag geben:

• Technologische Eignung. Lässt sich das vorgeschlagene System in Ihre IT-Systeme (ERP/MES/WMS) und Hallenprozesse integrieren? Erfüllt es die zentralen funktionalen Anforderungen – passender Fahrzeugtyp, Tragfähigkeit, Navigationsmethode? Eine Lösung, die nicht mit Ihrem WMS kommuniziert, verursacht schon zu Beginn versteckte Integrationskosten.
• Erfahrung und Referenzen. Welche Einführungen hat der Lieferant in einer ähnlichen Branche oder Umgebung realisiert? Ein Lieferant mit nachweislich erfolgreichen Projekten bietet mehr Sicherheit als das günstigste Angebot ohne Portfolio. Bitten Sie um die Möglichkeit, einen Referenzkunden zu kontaktieren.
• Support und Service. Gibt es einen lokalen Service oder eine Vertretung, die schnell auf eine Störung reagieren kann? Wie sehen Gewährleistungsbedingungen, SLA-Serviceverträge, Reaktionszeit und Ersatzteilverfügbarkeit aus? Im Schichtbetrieb kostet jede Stunde Flottenstillstand echtes Geld.
• Flexibilität und Skalierbarkeit. Lässt sich das System erweitern – Fahrzeuge hinzufügen, Routen ändern, Funktionen ausbauen –, ohne die gesamte Infrastruktur auszutauschen? Ist der Lieferant bereit, die Software an ein ungewöhnliches Szenario anzupassen?
• Gesamtbetriebskosten (TCO), nicht Kaufpreis. Ein günstigeres System kann höhere Betriebskosten verursachen, wenn es häufigen Service oder mehr Fahrzeuge für dieselbe Arbeit benötigt. Darauf kommen wir in einem eigenen Abschnitt zurück.

Der Auswahlprozess Schritt für Schritt

Eine gut geführte Auswahl des AGV-Lieferanten ist eine Abfolge, keine einmalige Entscheidung. Die Reihenfolge ist wichtig, denn jede Phase liefert Daten für die nächste.

1. Marktrecherche

Finden Sie heraus, welche Lieferanten Lösungen anbieten, die zu Ihren Anforderungen passen. Hilfreich sind Marktberichte, Fachmessen für Automatisierung und Logistik sowie Branchenberatungen. Wählen Sie auf dieser Grundlage eine Shortlist – meist 2–4 Firmen – für detaillierte Gespräche. Eine zu lange Liste zerstreut die Aufmerksamkeit, eine zu kurze nimmt Ihnen die Vergleichspunkte.

2. Angebotsanfrage (RFP)

Erstellen Sie eine RFP mit Beschreibung der Anwendung, funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungen sowie der Bitte um einen ersten Lösungsvorschlag samt Preisangebot. Je konkreter die Beschreibung (Hallenabmessungen, Gangbreiten, Ladungsarten, Zykluszeiten, Anzahl der Aufträge pro Tag), desto treffender und vergleichbarer sind die Antworten.

3. Gespräche mit Lieferanten

Sammeln Sie vor den Terminen alle Daten zu Prozessen und Hallenlayout – die Lieferanten werden mit Sicherheit danach fragen. Bereiten Sie eine Fragenliste vor: Wie bewältigt ihr System eine konkrete Herausforderung, wie sieht die Integration mit den IT-Systemen aus, welche Infrastrukturanforderungen gibt es, wie laufen Service und Schulungen ab? Klar formulierte Erwartungen erlauben es zu beurteilen, inwieweit das Angebot tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht.

4. Vor-Ort-Besichtigungen

Laden Sie die ausgewählten Lieferanten ins Werk ein. Vor Ort verstehen sie die Besonderheiten der Umgebung besser – Gebäudeanordnung, Verkehrsaufkommen, mögliche Erschwernisse. Das ist auch eine Gelegenheit zur gemeinsamen Arbeit an der Lösung: Ein guter Lieferant schlägt Änderungen am Konzept vor (andere Anordnung der Abgabepunkte, anderer Fahrzeugtyp), die die Erfolgschancen erhöhen. Sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Mitglieder Ihres Projektteams anwesend sind.

5. Bewertungsmatrix 1–5 und Entscheidung

Wenn die detaillierten Angebote vorliegen, führen Sie eine vergleichende Analyse durch. Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix, in der Sie jedem Lieferanten Punkte (auf einer Skala von 1–5) für Anforderungserfüllung, Kosten, Supportniveau, einfache Integration und die übrigen Kriterien vergeben. Berücksichtigen Sie weiche Faktoren: Lief die Kommunikation gut, wirkt der Lieferant wie ein vertrauenswürdiger Partner, wie ist er an die Lösung Ihrer Probleme herangegangen? Das ist oft ein Vorgeschmack darauf, wie die Zusammenarbeit bei der Einführung verlaufen wird. Wählen Sie die Lösung, die die Kriterien am besten erfüllt und der Sie vertrauen können.

TCO-Fallen, die man leicht übersieht

Der im Angebot ausgewiesene Preis ist meist der kleinere Teil der tatsächlichen Kosten. Betrachten Sie die Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre – rechnen Sie Integration, Einführung, Schulungen, Unterhalt, Service und eventuelle Erweiterungen ein. Vier Bereiche verursachen die meisten versteckten Kosten:

• Akkus und Laden. Akkus sind Verschleißteile – sie haben eine begrenzte Zahl von Zyklen und müssen nach Jahren ersetzt werden. Das Lademodell (Opportunity Charging vs. Akkuwechsel) beeinflusst, wie viele Fahrzeuge Sie tatsächlich brauchen, um einen kontinuierlichen Betrieb aufrechtzuerhalten.
• Service und Ersatzteile. SLA-Vertrag, Reaktionszeit und Ersatzteilverfügbarkeit sind wiederkehrende Kosten. Ein System, das häufige Eingriffe erfordert, kann über die Jahre die Differenz im Kaufpreis übersteigen.
• Softwarelizenzen. Die Flottenmanagement-Software wird oft im Lizenz- oder Abonnementmodell abgerechnet. Prüfen Sie, was die Lizenz umfasst, wie Updates bepreist werden und ob eine Flottenerweiterung zusätzliche Gebühren nach sich zieht.
• IT-Integration. Die Anbindung des AGV-Systems an ERP/MES/WMS über API-Schnittstellen ist echte Ingenieursarbeit. Integrationsfehler gehören zu den häufigsten Ursachen für Verzögerungen bei Einführungen – und jeder Tag Verzug hat seinen Preis.

Stabilität des Lieferanten für 5–10 Jahre

Die Wahl des AGV-Lieferanten ist nicht nur eine nüchterne Zahlenrechnung – es ist die Entscheidung für eine Partnerschaft. Sie kaufen nicht ein einzelnes Fahrzeug, sondern eine Service- und Entwicklungsbeziehung über Jahre. Fragen Sie direkt: Wird das Unternehmen in 5–10 Jahren noch existieren und Sie unterstützen? Wie ist seine finanzielle Lage, wie groß die installierte Basis, welche Entwicklungspläne gibt es für die Plattform? Ein Lieferant, der vom Markt verschwindet oder den Support für Ihre Systemversion einstellt, lässt Sie mit einer Flotte ohne Ersatzteile und Updates zurück. Die Stabilität des Partners ist ein ebenso hartes Kriterium wie die technischen Parameter.

Die Rolle des Integrators

Für Organisationen ohne bisherige Erfahrung mit der Automatisierung des innerbetrieblichen Transports ist ein guter Integrator für AGV/AMR-Systeme ein Partner, der Kriterien, Prozess und Einführung zu einem Ganzen verbindet. Der Integrator hilft, die Anforderungen zu definieren, den passenden Typ von AGV/AMR-Robotern für konkrete Ladungen und Routen auszuwählen, führt durch RFP und Vor-Ort-Besichtigungen und verantwortet anschließend die Integration mit den IT-Systemen sowie die Arbeitsschutzmaßnahmen. Wo das eigene Team noch keine Routine in der Planung von Routenlayouts oder der Flottenkonfiguration hat, verkürzt die Erfahrung des Integrators den Weg zum funktionierenden System und begrenzt das Risiko kostspieliger Fehler.

Checkliste vor der Entscheidung

• Bewertungskriterien (5 Dimensionen) vor den Gesprächen definiert und schriftlich festgehalten.
• Shortlist von 2–4 Lieferanten nach der Marktrecherche.
• RFP mit vollständiger Anwendungsbeschreibung und Anforderungen an die Anbieter versandt.
• Gespräche mit vorbereiteter Fragenliste zu Integration, Service und Schulungen geführt.
• Vor-Ort-Besichtigungen unter Beteiligung des Projektteams.
• Bewertungsmatrix 1–5 für jedes Angebot ausgefüllt, unter Berücksichtigung weicher Faktoren.
• TCO über mehrere Jahre berechnet – Akkus, Service, Lizenzen, Integration.
• Stabilität des Lieferanten für 5–10 Jahre überprüft.

FAQ

Wie viele Lieferanten sollte man zu Gesprächen einladen?

In der Regel 2–4 Firmen aus der Shortlist nach der Marktrecherche. Diese Anzahl liefert echte Vergleichspunkte in der Bewertungsmatrix und erlaubt es zugleich, jedes Gespräch und jede Vor-Ort-Besichtigung mit der nötigen Aufmerksamkeit zu führen.

Warum nicht einfach das günstigste Angebot wählen?

Weil der Kaufpreis der kleinere Teil der Gesamtbetriebskosten ist. Ein günstigeres System kann häufigeren Service, mehr Fahrzeuge oder eine kostspielige Integration erfordern und ist dadurch über mehrere Jahre teurer als ein höherpreisiges, besser passendes Angebot.

Brauche ich einen Integrator, wenn ich eine eigene Technikabteilung habe?

Das hängt von der Erfahrung des Teams ab. Hat das Unternehmen noch keine AGV eingeführt, bringt der Integrator Praxis in Routenplanung, Fahrzeugauswahl und IT-Integration ein, was das Risiko senkt und die Zeit bis zur Inbetriebnahme verkürzt. Bei einem erfahrenen Team kann sich die Rolle des Integrators auf ausgewählte Phasen beschränken.