PFEP (Plan For Every Part): la base de la auditoría de la logística interna

Antes de que aparezca en la nave el primer tren Milk Run o el primer robot de transporte autónomo, tiene que existir una tabla en la que se describa cada referencia: qué es, en qué envase viaja, cuánto se consume por turno y desde dónde y hasta dónde se desplaza. Esa tabla es el PFEP (Plan For Every Part), es decir, un plan para cada referencia. Sin ella, la auditoría de la logística interna se basa en impresiones, no en cifras, y precisamente por eso el PFEP es la base con la que empezamos toda reorganización de los flujos de material.

PFEP (Plan For Every Part): qué es y qué datos contiene

El PFEP es una base de datos ordenada de los materiales que se manejan en la nave. Cada fila describe una referencia, y las columnas responden a las preguntas que determinan cómo diseñar los suministros. En la práctica, las dividimos en cinco bloques:

• Identificación: referencia, nombre y foto del envase. Una fotografía con la etiqueta visible ahorra horas de preguntas en la nave.
• Envase: tipo de envase, dimensiones (largo, ancho y alto en mm), número de piezas por envase y peso del envase lleno en kg.
• Flujo: punto de recogida del material, punto de entrega junto a la línea (Point of Use) y medio de transporte (carretilla elevadora, transporte manual, tren Milk Run).
• Consumo: cuántas piezas se consumen por turno o por hora, y la duración del turno.
• Análisis: cobertura calculada en horas, es decir, cuánto tiempo dura el stock junto a la línea.

Estos datos no son un complemento del proyecto: son el proyecto. Solo con las dimensiones y los pesos de los envases se puede calcular la capacidad de los remolques y los radios de giro. Solo conociendo el consumo se puede fijar la frecuencia del bucle. Solo viendo los puntos de recogida y de entrega se puede dibujar la ruta.

Gemba Walk: los datos se recogen en la nave, no desde la oficina

El PFEP se completa por dos vías. Una parte de los datos procede de los sistemas (layout, lista de referencias, plan de producción), pero la parte crítica solo surge durante el Gemba Walk, literalmente «ve y mira». Es un recorrido por la nave durante el cual medimos los pasillos, observamos las rutas de transporte reales, comprobamos el estado de los envases y señalamos los puntos de conflicto de tráfico.

¿Por qué es tan importante? Porque el ERP dice cuánto debería haber, no cuánto hay realmente junto a la línea. El búfer que se deja «por si acaso» no figura en ningún sistema. Tampoco verá en la tabla los envases vacíos que bloquean el pasillo. Un PFEP construido únicamente con datos del sistema es cómodo, pero describe una nave que no existe.

Análisis de Pareto: no mapeamos todo

Una nave típica maneja cientos, a veces miles, de referencias. Intentar describir cada una con la misma precisión no lleva a ninguna parte. Por eso, el primer paso del análisis es el Pareto: seleccionamos las 50–100 referencias principales, que generan la mayor parte del tráfico, y con ellas construimos el núcleo del PFEP.

El mismo principio se aplica a los mapas de flujo. Sobre el layout dibujamos los flujos principales y los marcamos con colores: entrantes (entregas de proveedores), internos, salientes (producto terminado) y semielaborados. Unos pocos flujos principales concentran la mayor parte de los trayectos, y son ellos los que deciden dónde situar los puntos de parada del bucle Milk Run.

Conversión de los búferes en horas: el argumento de las cifras

El efecto más potente de un PFEP bien construido es la conversión del stock junto a la línea en tiempo. En lugar de decir «hay mucho de este material», decimos «este búfer cubre 14 horas de producción». Eso cambia la conversación, porque muestra directamente cuánto tiempo y cuánto espacio están congelados en el stock.

El cálculo es sencillo y no requiere herramientas avanzadas. Si conocemos el consumo por turno, la cobertura en horas es el producto del número de envases del búfer, las piezas por envase y la duración del turno, dividido por el consumo por turno. Si conocemos el consumo por hora, basta con multiplicar el número de envases por las piezas por envase y dividirlo por el consumo horario. El resultado señala de inmediato las zonas en las que el stock hace las veces de almacén y donde falta espacio para unas rutas seguras.

Mapa AS-IS: el punto de partida de todo cambio

Los datos recogidos componen el mapa del estado actual (AS-IS): cómo fluye hoy el material y cómo se genera la señal de reposición. Sin este mapa, cualquier propuesta de mejora es una conjetura. Con él se ve negro sobre blanco dónde se cruzan las rutas, dónde los búferes ocupan los pasillos y dónde la decisión de «añadir» material se toma a ojo, y no según un estándar.

Todo el trabajo sigue el marco DMAIC: definir, medir, analizar, mejorar, controlar. No es teoría por la teoría, sino un orden de trabajo: primero los hechos y las mediciones, y solo después las decisiones. El PFEP y el mapa AS-IS son las etapas de «medir» y «analizar»; sin ellas, la etapa de «mejorar» no tiene en qué apoyarse.

Cómo el PFEP prepara la nave para el Milk Run y los AGV

Los suministros regulares con Milk Run y el transporte autónomo exigen previsibilidad. Un remolque de una capacidad determinada, un bucle con una frecuencia fija y puntos de parada en lugares fijos: todo ello solo puede diseñarse si antes se han contado los envases, el consumo y las ubicaciones. El PFEP aporta exactamente esos datos de entrada.

Lo mismo ocurre con los vehículos autónomos. Los robots AGV y AMR necesitan rutas definidas, envases repetibles y puntos de recogida y depósito inequívocos. Un flujo caótico, en el que el operario lo decide todo sobre la marcha, no se puede automatizar. Ordenar el stock junto a la línea y estandarizar los envases, por ejemplo con el sistema CS y los carros de abastecimiento de línea, es una condición previa, y no un efecto secundario, de la implantación de AGV. Primero recuperamos espacio reduciendo los búferes y después implantamos en él un transporte repetible.

Los errores más frecuentes al construir un PFEP

Hay dos errores que se repiten con más frecuencia, y ambos se deben a las prisas.

La auditoría desde la oficina. Construir el PFEP solo con exportaciones de los sistemas, sin salir a la nave, da como resultado una tabla bonita en Excel y desconectada de la realidad. Las dimensiones de los envases pueden estar desactualizadas, los puntos de recogida pueden haber cambiado y nadie ha registrado los búferes colocados a mano. El Gemba Walk no es una formalidad: es una verificación.

Datos del ERP sin comprobar. El consumo del sistema es a menudo un valor planificado o promediado, no el real. El peso del envase lleno suele estar introducido de forma aproximada. Si basamos en esas cifras la capacidad del remolque y la frecuencia del bucle, el error crecerá con cada nuevo cálculo. Por eso confirmamos in situ los campos clave (consumo, dimensiones y peso), aunque sea con una muestra.

Lista de comprobación: por dónde empezar

• Prepare un layout actualizado de la nave con los muelles, el almacén, los búferes y las líneas.
• Seleccione las 50–100 referencias principales con el método de Pareto: es el núcleo de la primera versión del PFEP.
• Recoja para ellas los cinco bloques de datos: identificación, envase, flujo, consumo y análisis.
• Verifique las cifras clave en la nave durante el Gemba Walk, no solo en el sistema.
• Convierta los búferes en horas e identifique las zonas con mayor potencial de reducción.
• Componga con todo ello el mapa AS-IS y solo sobre él diseñe los bucles Milk Run y las rutas de los AGV.

Preguntas frecuentes

¿Hay que construir el PFEP para todas las referencias a la vez?

No. Empezamos por las 50–100 principales, seleccionadas con el método de Pareto, porque son las que generan la mayor parte del tráfico en la nave. Las demás referencias se añaden de forma gradual, cuando el núcleo de la base ya funciona y aporta decisiones.

¿Cuánto se tarda en construir el núcleo del PFEP?

El núcleo para las referencias clave, junto con el mapa AS-IS, el diagrama de espagueti de los flujos principales y la conversión de los búferes, puede construirse en una jornada de taller en la nave, siempre que el layout y la lista de referencias se hayan preparado antes. Son precisamente estos dos datos de entrada los críticos; el resto se completa in situ.